Вернуться на главную страницу выпуска>>
Автор: Денис Левинский, директор департамента систем управления документами TopS BI
Системы электронного документооборота в России за последние годы вошли в список ключевых решений ИТ-инфраструктуры. Все больше компаний ориентируются не на локальные разработки, выросшие из решений по автоматизации делопроизводства, а на мощные комплексы класса Enterprise Content Management (ECM), позволяющие создать в организации единую систему управления бизнес-процессами.
Во многих случаях, когда существуют жесткие требования по срокам, целесообразно воспользоваться готовым преднастроенным решением.
По данным ведущих аналитических агентств, на рынке систем для управления корпоративной информацией одной из ведущих платформ для крупных и средних предприятий уже много лет является EMC Documentum. В России по различным оценкам данная платформа занимает до 20 – 25% доли рынка. Перед компанией, которая принципиально выбрала EMC Documentum как платформу для развития ECM-системы, встает вопрос: заказать у интегратора разработку решения с нуля или воспользоваться преднастроенным решением с доработкой под конкретные нужды т.е. коробочной версией?
Быстрый старт
Опыт компании TopS BI, которая более 10 лет использует Documentum для построения систем управления документами и деловыми процессами, показывает, что в большинстве случаев заказчик выбирает второй вариант. Использование преднастроенного решения позволяет не только значительно сократить сроки ввода системы в эксплуатацию, показать руководству и акционерам быстрый результат, но и делает стоимость проекта существенно дешевле. Важно убедиться, что выбранное решение избежало «детских болезней» – ограничений по функционалу, производительности, удобству интерфейса, др.
«Антистрессовый» функционал
Для реализации корпоративных систем электронного документооборота (КСЭД) специалистами TopS BI разработано собственное коробочное решение на платформе EMC Documentum. Оно содержит максимально полный функционал, востребованный клиентами компании за последние несколько лет: создание документов, рецензирование, регистрация, согласование, подписание, исполнение и контроль, рассылка, архивное хранение документов. Решение позволяет автоматизировать обработку организационно-распорядительной документации (ОРД), а также договорного документооборота (ДДО). В рамках проекта автоматизируется учет и согласование входящей и исходящая корреспонденции, приказы, распоряжения, заявки, договора, доп.соглашения, ряд других типов документов.
Рис.1. Типовой бизнес-процесс обработки документа
Система позволяет создавать вести коллективную разработку и рецензирование документов, в ней реализуются процессы согласования, подписания, регистрации, исполнения и контроля документов. Также есть функции рассылки уведомлений по электронной почте и архивного хранения документов. В рамках проекта осуществляется миграция данных из существующих систем, интеграция с учетными системами в части справочников, обеспечивается уведомление сотрудников по событиям в системе через MS Outlook, осуществляется обучение ключевых пользователей, гарантийная поддержка системы в течении оговоренного срока.
Использование коробочного решения позволяет существенно упростить процесс внедрения. За счет заложенного в системе набора типовых функций компания может получить готовый ECM-комплекс всего за несколько месяцев, тогда как создание системы с нуля порой занимает около года. Долгий проект, помимо обязательного привлечения больших ресурсов со стороны заказчика, несет колоссальную нагрузку на сотрудников. «Коробка» позволяет избежать многих стрессовых ситуаций.
Интегрируемость и расширяемость
Естественно, каждая компания обладает рядом индивидуальных бизнес-процессов, поэтому без адаптации коробочного продукта не обойтись, но это в любом случае легче и быстрее, чем заказная разработка. Реализуемое специалистами TopS BI решение основано на принципах «открытой архитектуры», что обеспечивает интеграцию с любой внешней системой.
Модульный характер позволяет плавно расширять функциональность. При необходимости готовое решение можно быстро и безболезненно для хода бизнес-процессов доработать. Например, компания может заказать внедрение таких модулей, как «Архив первичных финансовых документов», «Архив проектно-сметной документации», «Архив кадровых документов», «Архив документов по объектам имуществам, и объектам ремонтов», «Контроль управления исполнительской дисциплины по выполнению поручений собрания совета директоров». Также можно дополнить систему интегрированным решением с доступом к документам из SAP, Oracle E Business Suite, 1С и др.
Рис.2. Карточка договора
Помимо широкого базового функционала для управления корпоративной документацией, решение TopS BI включает мобильный клиент для доступа к системе электронного документооборота через планшеты iPad. Есть возможность использования в системе электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Масштабный опыт
Благодаря опыту специалистов TopS BI обеспечивается отлаженный механизм внедрения коробочного решения на основе EMC Documentum. В настоящее время на рынке мы предлагаем внедрение систем на базе самой современной версии данной платформы – 6.7 SP1. Она обеспечивает максимальную производительность – возможно подключение практически неограниченного количества пользователей и поддерживается работа с большим массивом документов. Среди реализованных есть проекты на 5000 и 6000 пользователей системы.
Рис.3. Контроль исполнения договоров
TopS BI – крупнейший партнер EMC по внедрению решений на платформе Documentum. Наша компания обладает высшим партнерским статусом EMC Signature Partner. Среди отличительных особенностей TopS BI - предоставление технической поддержки решений на базе EMC Documentum в режиме 24х7, имеет опыт реализации интеграционных проектов с приложениями на базе MS SharePoint, SAP , Oracle EBS. Стоит отметить, что компания обладает всем необходимым набором лицензий и сертификатов по работе с конфиденциальными документами и государственной тайной, собственной практикой по развертыванию удостоверяющих центров.
Высокая надежность и производительность системы на базе EMC Documentum доказана внедрениями в целом ряде крупных, территориально распределенных компаний. Среди клиентов TopS BI, реализовавших проекты внедрения ЕСМ-системы, можно отметить ОАО «ФСК ЕЭС», ОАО «ОЭК», ОАО «Холдинг МРСК», ОАО РКК «Энергия», ОАО «НМТП», ОАО «ТЭК Мосэнерго».
Система на базе EMC Documentum обеспечивает прозрачность корпоративного электронного документооборота, полный контроль движения документов между подразделениями компании и предприятиями холдинга, исключает задержки на всех этапах движения документов, обеспечивает надежное хранение и удобный поиск документации. Широкие возможности платформы EMC Documentum помогают создать единое информационное пространство, поддержать решение большого спектра задач и вывести уровень электронного документооборота на качественно иной уровень. Подтверждением этого является широкое использование за рубежом платформы Documentum в качестве платформы для автоматизации Единых Центров Обслуживания (Shared Services Center), что позволяет значительно экономить на операционных издержках распределенных холдингов