Вернуться на главную страницу выпуска>>

Автор: Денис Левинский, директор департамента систем управления документами TopS BI

Подготовка к Совету директоров крупной компании – кропотливый и трудоемкий процесс. Чтобы топ-менеджеры оперативно получали необходимую информацию и был налажен контроль над исполнением поручений, требуются специализированные ИТ-решения.

Технологии исполняют закон

Согласно Федеральному Закону «Об акционерных обществах», для компании с числом акционеров более пятидесяти обязательным является созыв Совета директоров – органа, осуществляющего общее руководство деятельностью предприятия и решающего принципиальные вопросы управления. Заседания Советов директоров – достаточно регулярные мероприятия. Как правило, они проводятся не реже одного раза в квартал.

В подготовку заседаний Совета директоров, как правило, входят сбор вопросов к обсуждению (в том числе проекты решений), подготовка материалов по выбранным вопросам, формирование повестки дня, рассылка уведомлений и т.д. По результатам заседания формируется протокол, согласно которому выдаются поручения. Реализация этих процессов в ручном режиме требует существенных временных затрат, работы с большими объемами бумажных документов, длительных согласований, а главное – при этом затрудняется принятие решений и контроль за исполнением соответствующих поручений.

Уровень развития современных технологий сферы электронного документооборота позволяет успешно автоматизировать все процессы, связанные с проведением заседаний акционеров. Для многих крупных компаний использование специализированных решений для сопровождения Советов директоров становится стандартом.

Слаженные процессы

Процесс подготовки к заседанию Совета директоров и последующее информационное обеспечение всех заинтересованных лиц связаны с тщательным сбором информации из различных источников. Эти рутинные процедуры необходимы для того, чтобы топ-менеджеры, входящие в Совет директоров, могли работать продуктивно и комфортно, не отвлекаясь на бумажную волокиту и дополнительные консультации. От того, насколько хорошо автоматизированы процессы, зависит качество и оперативность предоставления информации членам Совета.

Рис.1. Жизненный цикл документа типа «Вопрос»

Одна из первых сложностей работы в ручном режиме - из перечня поступивших вопросов нужно выбрать наиболее актуальные для включения в повестку заседания. Если процесс автоматизирован, вопросы легко собираются и согласуются от всех пользователей, участвующих в работе системы. Например, можно включить в повестку дня вопросы о заключении договоров, проведении тендеров, кадрах и т.д. Пользователь создает документ типа «Вопрос» в системе, прикладывает к нему проект или проекты решений и дополнительные материалы и отправляет на согласование заинтересованным лицам и корпоративному секретарю, который является ответственным за формирование повестки. После того как документ пройдет согласование с корпоративным секретарем, пользователь сможет отследить в системе, был ли принят его вопрос к рассмотрению.

На основе информации, представленной участникам заседания Совета директоров, формируется повестка дня, которая включает данные о времени и месте проведения мероприятия, перечень обсуждаемых вопросов в определенном порядке, проекты решений и материалы по данным вопросам, а также фамилии, имена и отчества докладчиков. Сформированная повестка дня передается на согласование председателю, а вносимые им изменения согласуются с другими участниками заседания.

После утверждения повестки она рассылается всем участникам. По окончании заседания ответственный сотрудник формирует протокол заседания. После формирования проекта протокола участники заседания имеют возможность голосования по проектам решений по включенным в повестку дня вопросам. Автоматически формируется бюллетень, в котором отображается информация по голосованию. По итогам рассмотрения конкретных вопросов формируются поручения по принятым на заседании решениям, назначаются исполнители (ответственные) и контрольные сроки. Здесь оперативная работа играет еще большую роль, чем при подготовке повестки. За счет автоматизации достигается отлаженность бизнес-процесса отработки заданий на всех этапах. Главное преимущество системы электронного документооборота – возможность постоянного контроля. Благодаря СЭД руководители компании могут отслеживать, получено ли поручение, начата ли его отработка, какой статус у конкретного задания в то или иное время, принимать или отклонять выполнение поручения и т.п.

Понятные поручения

Необходимый функциональный набор для подготовки и проведения заседаний Совета директоров и профильных комитетов способно обеспечить специальное автоматизированное решение на базе современной и мощной платформы. Компания TopS BI разработала решение «Совет директоров»на базе EMC Documentum. Оно может поставляться как модуль в составе системы организационно-распорядительного документооборота (ОРД), так и в качестве отдельного решения.

Рис.2. Workflow «Исполнение»

Решение помогает предприятию автоматизировать процесс подготовки заседания Совета директоров, его проведения и подведения итогов данного мероприятия. Также обеспечивается прозрачный контроль управления организацией, всем ответственным лицам понятно, по какому пункту поручение и в какой срок его надо выполнить. Члены Совета директоров предприятия (генеральный директор, финансовый директор и т.д.) имеют доступ к системе и могут оперативно получать в электронном виде информацию о том, какие вопросы поступают, какие включаются в повестку, какие решения приняты на заседании и какая работа по ним ведется.

Согласование повестки дня с председателем Совета директоров также проходит в электронном виде. После того, как председатель получает повестку дня и просматривает вопросы, он возвращает ее со своими замечаниями и назначает окончательную дату заседания. Секретарь формирует окончательный список вопросов заседания, проекты решений по ним с материалами, а затем рассылает приглашение участникам. После проведения заседания и принятия повестки дня в системе создается протокол. В нем отражена информация по всем вопросам, которые были обозначены, а также данные о голосовании членов Совета директоров: «за», «против», «воздержались», кто какие комментарии внес и т.д. Также при необходимости готовятся выписки из протокола - на основе одного или нескольких вопросов и решений из общего протокола. Выписка регистрируется и рассылается как отдельный документ в системе.

Рис.3. Workflow «Снять с контроля»

В системе «Совет директоров» на основании протокола можно оперативно готовить поручения. Например, если на заседании поставлена задача сформировать бюджет, то соответствующие поручения можно автоматически разослать всем назначенным исполнителям. Благодаря автоматизации процесса усиливается контроль над исполнением поручений. Если в компании уже есть модуль для управления организационно-распорядительной документацией (ОРД), то модуль «Совет директоров» интегрируется с ним, и поручения исполнителям приходят в привычном формате.

В ряде структур, в основном с государственным капиталом, раскрытие информации о деятельности является обязательным. Для публикации решения Совета директоров, соответственно, по желанию заказчика можно разработать специальный процесс в системе. В перспективе также возможна разработка специального клиента «Совет Директоров» для iPad.

Благодаря внедрению автоматизированной системы компания тратит на подготовку и проведение заседания совета директоров гораздо меньшие усилия, чем в ручном режиме. Все члены Совета директоров и другие ключевые фигуры бизнеса получают оперативную информацию о повестке дня, в режиме онлайн могут отслеживать изменения и согласовывать необходимые документы. Специализированное решение обеспечивает отлаженный бизнес-процесс выдачи и контроля поручений по итогам заседания Совета директоров – это критически важно для деятельности современной акционерной организации.

TopS BI имеет многолетний опыт создания систем электронного документооборота. Разработанное специалистами компании коробочное решение на базе EMC Documentum обладает мощным функционалом и позволяет запустить систему в кратчайшие сроки. Модуль «Совет Директоров» логично дополняет решение и идеально интегрируется в его состав.